会社を運営していくとさまざまな経費が必要となります。

通信費も会社を運営していく上で必要となる経費の1つで、とくに電話でのオペレーター業務がメインの場合はかなりのウエイトを占めることとなります。

内線の方がたくさん利用している場合も

通信費、とくに電話代がかなり高くついている場合は電話代削減の対策をとることによって月々の電話代を節約することができます。

しかしながら電話代を削減する方法にはいろいろなものがあり、現在の会社の状況に応じた対策をとらなければせっかく導入コストをかけて電話代削減の対策をとっても全く効果が出ないということにもなりかねません。

電話代削減を実施する前に、自分の会社の電話代が高くなっている原因を把握するようにしましょう。

会社内で電話を利用するケースとして、外部に営業をかける目的や取引の確認などをするために電話をかけること以外に、自社内でほかの部署に呼び出しをかけたり連絡をする際に内線電話を利用する場合があります。

外部への電話に関しては電話代をシビアに把握していて電話代を削減する対策はとっていても、内線に関してはあまり意識して電話代を把握しようとせず、電話代を節約する対策もとっていないことが案外多いものです。

しかし内線通話の電話代を決して軽視してはいけません。

会社によっては外部への通話よりも内線通話のほうが利用する機会が多いこともあります。

 

電話を利用する時間帯もチェックしましょう

頻繁に電話を利用する時間帯を把握しておくことも重要です。

通常は企業間の通話やお客さんに対しての営業などの通話業務は日中におこなわれることが多く、夜間は会社自体運営していないことがほとんどですが、会社によっては2交代制などで夜間も営業している会社も存在します。

電話料金は通常契約の場合、夜間の料金の方が割高になることも多く、夜間に電話を多く利用している企業の場合は夜の方が通話料が多くなり、結果的に高くつくというようなケースもあります。

そういった場合は夜間の料金を抑えるプランなどに変更するだけで一定の効果を実感できるでしょう。

ほかにも電話代が高くなっている原因にはいろいろなものがあります。

まずは会社の現状を把握し、それに対処できるようなプランはないかを探るようにしましょう。

 

対策を実施するまでの流れと機関

では実際にどういった流れで対策を導入していくのかを確認しましょう。

対策を依頼する業者を決定し、連絡をするとまずは現状把握することになります。

業者側からいろいろとヒアリングを受けることによって、業者側も現在の電話料金の使われ方を把握し、どの対策が最も効果があるのかを判断します。

そして対策を実施するために必要となるコストの試算と、実際に対策を実施して現在の電話代からどれくらい安くなるのかをシミュレーションし、依頼した会社側へシミュレーションの結果を報告します。

業者に依頼してからシミュレーション結果の報告を受けるまでの期間はだいたい1週間程度を見込んでおけば良いでしょう。

シミュレーション結果を受けて、十分効果があると判断した場合は実際に導入をしてもらうための契約を結びます。

プランの変更だけではなく回線の工事などが必要となる場合は契約を結んだあとで回線工事をおこないます。

これらの手続きが全て完了すれば実際にサービスを利用することができます。

シミュレーション結果の報告を受けてから契約を結び、回線工事を経て実際にサービスが利用できるまでの期間は導入するサービスの内容によって大きく変わりますがだいたい1か月から3ヵ月程度を見込んでおきましょう。

つまり対策を実施するまでには少なくとも1か月以上はかかるということになります。

 

以上のように、効果的に電話代削減の対策を実施するためにはまず自分の会社の電話代が高くなっている原因を把握することが重要です。

現状を把握できたらその現状を打破できるようなプランがないか検討し、必要であれば回線の工事も実施しましょう。

電話代を削減する対策が実施されるまでの期間は導入するプランにもよりますが早くても1か月程度は必要です。