どうしてもコストがかさむコールセンターでの通話料金を減らすには?

さて、このサイトではおすすめの電話代コスト削減業者をご紹介していますが、ここでひとつ考えてみたいことがあります。それは、業者に依頼せずに、自分たちの工夫や努力次第で電話代を削減する方法はないのだろうか、ということです。

まず、電話代というのは具体的に、基本料と通話料、そしてオプション料金で構成されています。つまり、電話代を削減するためには、この3つのどれか(またはすべて)にかかる料金を削減すればよいということになります。

業者に依頼せずに電話代を削減する方法とは?

電話代削減方法に関する記事一覧まとめ
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現状のプランの把握・回線を減らす
まずは、現状どのようなプランを契約しているのか、しっかり把握するところから始めましょう。小規模な事業所では法人プランでの契約になっていない場合もありますが、条件によって法人割引などのお得なサービスが適用になる可能性もありますので、確認してみると良いでしょう。一番手っ取り早い削減方法としては、無駄なオプションをなくすことです。使用頻度の低い機能や、必要以上に手厚い保守サービスなどを外すことで、ある程度のコストは削減できます。

ただ、電話代を構成する料金の中で、オプション料金の割合は一番低くなっています。そのため、大幅なコスト削減を目指すならば、やはり通話料の金額を下げたいものです。

そこで、回線を減らすという方法が考えられます。しかし全員が電話を使うコールセンターでは現実的な方法とは言えません。また、回線を減らすことで、顧客から着信が来ても「いつも通話中でなかなか繋がらない」という状況にもなってしまうため、得策ではないでしょう。

固定電話をやめて携帯電話を使用する
次に、固定電話をやめて携帯電話にするという方法があります。携帯電話会社にはかけ放題のプランもありますし、スマートフォンで格安SIMを利用すればかなり通話料は抑えることができます。しかし、外回りの業務ならまだしも、一日中オフィスで電話をかけるコールセンターなどの業務において、コスト削減のためにあえてスマートフォンを使用するというのは、あまり理想的ではありません。

他には、電話をかける回数そのものを減らし、メールによる営業に替えるという方法が考えられます。ただし、相手が一般企業であればこの方法は有効ですが、営業の対象が一般家庭や個人商店などの場合は難しいでしょう。

IP電話を利用する
IP電話はインターネット回線のみで電話をできるサービスのことで、メールなどと同じルートで通話や動画の通信ができるシステムです。そのため、距離による通話料の増加はないため国内でも海外でも通話料が一律になります。

アナログ電話と比較するとIP電話は3分で約8円ですが、アナログ電話だと約21円もかかり、基本料金もIP電話は約500円、アナログ電話は約1700円になり、大きな料金の差があります。またIP電話は同じプロバイダ間であれば通話は無料になるため、会社などで決まった相手にかけることが多い人には特におすすめです。

無料の電話アプリを利用する
近年はLINEやSkype、Viverなどの無料のアプリもたくさん存在しています。特に日本での主流はLINEで、会社などのやりとりにも活用されているアプリの一つです。
LINEであれば若手社員にも馴染みがあるため、上司と部下という関係性であっても気軽にコミュニケーションを取れる方法の一つになります。海外であればSkypeが主流となっていることも多いので、TPOに合わせて無料アプリを積極的に活用していくといいでしょう。
回線数を減らす、オプションを見直す
固定電話を利用している際に、見落としがちな点が回線数です。会社で使用している場合は社員の数に合わせて回線数が決まってきます。
しかし、回線数を増やすことがあっても社員の数が減ったのに回線数をそのままにしていることが多いです。IP電話や無料のアプリを導入した際も同様で、使わなくなった回線は減らすことで電話代の削減に繋がります。
また固定電話のオプションを見直すことも方法の一つです。オプションとしてよくある機能としては、電話をかけてきた相手の電話番号が表示される機能や、かかってきた電話を登録しておいた電話番号先に転送する機能などがあります。
契約しているオプションは本当に今も必要なのかどうかをもう一度見直して、不要なものは解約していきましょう。
定額通話を利用する
定額通話にはいろいろな種類があり、一定時間内の通話料定額や決められた時間帯の通話料定額、指定された番号への通話料定額などがあります。普段、いつ、どれくらいの頻度で誰にかけていることが多いかなど、通話内容の詳細を明らかにした上で、自分に合った定額通話を利用することで電話代の削減に繋がります。
Web明細を利用する
インターネットが普及してからさまざまな請求書がWeb明細になってきています。紙での明細は印紙代として100円ほど毎月かかることも現状で、何年も何十年も利用すれば大きな金額になります。
Web明細であれば、どこにいてもスマートフォンなどから確認ができ、資源の節約にもなります。紙でなくてはならない理由がない限り、Web明細を活用してもいいのではないでしょうか。
携帯電話の通話を安くする
固定電話から携帯電話へ発信する際に、携帯電話の前にNTT東日本が定めた数字を付けるだけで通話料金が安くなるサービスがあります。東日本エリアは冒頭に「0036」、西日本エリアは冒頭に「0039」を付けてから発信することで電話代の削減に繋がります。

特別な契約等も必要ないため、活用していくべきサービスと言えるでしょう。

クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、オフィス内に設置している、PBXという電話回線を相互接続して電話網を構成するための電話交換機を、クラウド上のサーバーが提供できるようにするサービスのことです。つまりPBXという機器を買う必要がなく、スマートフォンやパソコンのアプリ、ソフトを利用するだけで電話機となります。

そのため社員それぞれが自分のスマホにアプリをダウンロードすることで会社の電話となり、1人あたりの月額は1,300円程度に抑えることができます。法人携帯となると1人あたり5,000円前後が相場なので、大幅なコスト削減になるでしょう。

通話料も固定電話やIP電話よりも安いことが多く、工事費等もかからず設定などもすべてパソコン上で行えます。そのため、初期費用だけでなくランニングコストの削減にも繋がるでしょう。

このように、自分たちの工夫や努力だけで電話代を削減するというのには限界があります。効率的に、そしてお得に電話代を削減するのであれば、やはり専門業者に依頼するのがおすすめです。

営業電話にはどのくらい電話料金の無駄があるか考えてみよう!

個人向けの携帯電話で行われている定額話し放題のサービスはまた別の話になりますが、電話をかけると、その通話時間分だけ料金を支払う必要があるというのは常識ですよね。家庭の固定電話や携帯電話でも、同じことが言えるはずです。

通話時間と料金の関係
たとえば3分を1秒でもオーバーした場合は3分単位の課金なら6分、1分単位の課金なら4分の料金というように、繰り上がって計算されてしまうんですね。端数になった秒・分数が切り捨てられることはまずありません。
繰り上げ計算
通常の電話で通話時間をチェックしながら話すことはほとんどないかと思いますから、きっちり1分または3分で通話を終えることはないでしょうから、普段の通話ではたいてい端数が発生しているはずです。つまり、通話ごとに端数分が繰り上がった通話料金を支払っていることになります。そう考えると、毎回出ている端数分の通話料金がもったいないですよね。
法人ではどうか?
法人向けの電話でも、同様に3分単位での課金が行われているケースがあります。個人の電話と同じく、端数分は切り捨てられることなく、繰り上げて計算されてしまいます。電話を多く使うコールセンターのような場所で端数分の通話料金まで支払っていては、ムダな通話料金だけでとんでもない額になることは珍しくないでしょう。
営業電話の現状
電話営業の経験がない方から見ると、テレアポの仕事をしている人は1日中喋っているというような印象があるかもしれません。しかし実際には、「営業はお断り」と言われて電話を切られてしまったり、「担当者が不在」という理由で何度もかけなおさなければならなかったり、小規模な会社さんだといつも留守電になっていたりと、まともに自分たちの商品の説明を喋らせてもらえる時間って、実はほとんどないんです。

割合でいうと、営業電話のうちおよそ80%が1分以内に通話を終了しているというデータもあります。つまり、3分や1分単位の課金形態というのは、短い通話時間で終了することが多い営業電話ほど不利というわけです。

電話料金のコスト削減を検討している方は、まず1人あたりの通話時間の平均を可視化してみましょう。

コスト大幅削減を実現

「秒課金」サービス

なぜ秒課金?

コールセンターに適したサービス

これは、1分単位の課金でも発生していたムダな通話料金をギリギリまで下げる方法として、1秒単位の課金がもっとも無駄を減らしてコストつなげられるから、という理由があるからだと思います。使用状況にもよりますが、秒単位の課金は最大で90%もの通話料金のコストカットの実現ができるほど、高い効果が期待できるともいわれています。
高い効果が期待できる理由

営業電話やコールセンターでの通話の特徴にあり

通話内容や通話時間の特性を考えると、特にコールセンター業務を行っている企業では、秒単位での課金を行ってもらえるサービスを利用した方が本当に通話に利用した分だの時間だけ通話料金を払えばいいので、通話にかかるコストを大幅に減らせる期待ができます。

プランの種類について

複数の料金プランを用意していたり、定額話し放題を提供しているところもあります。

プラン例

秒課金、1分課金、3分課金、定額制など…

どれがいいの?!

いずれのサービスが最も適しているかという点は、各サービス提供会社で企業の利用状況を分析・判断して提案してもらえます。

電話代コスト削減(応用編)

通話料金コスト削減ができるサービスを提供している会社の多くでは、コールセンターで便利に利用でき、かつコスト削減にもつなげられるさまざまな不随サービスも併せて利用できるようです。

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フリーコールの割引サービス

コールセンター向けのサービスとしての通話料金削減サービスと併用できるものとしては、0120や0800から始まる通話料着信者払いのフリーコールの料金も安くできるサービスがあります。テレアポではなく、外部からの受電が多いカスタマーサービスなどを行う企業では、フリーコールのコストが高くなることもあるでしょう。通常、フリーコールは電話の発信にかかる料金のような割引を受けられることが少なく、コストを下げるのは難しいのだそうです。

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「秒課金」でコスト削減

コールセンター向けのサービスとしての通話料金削減サービスと併用できるものとしては、0120や0800から始まる通話料着信者払いのフリーコールの料金も安くできるサービスがあります。テレアポではなく、外部からの受電が多いカスタマーサービスなどを行う企業では、フリーコールのコストが高くなることもあるでしょう。通常、フリーコールは電話の発信にかかる料金のような割引を受けられることが少なく、コストを下げるのは難しいのだそうです。

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コールシステムで業務効率化

また、コールセンターの業務効率向上を叶えるコールシステムを同時に提供している会社もありました。コールセンターでは、多数のテレアポがそれぞれ電話をかけていますが、1日100件を超える架電となると、その集計だけでも大変な仕事になることは想像に難くないでしょう。

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通話料金削減サービスの併用

そんなコールセンターでの業務では、電話をかける際のダイヤルひとつも、時間がかかることがあります。コールシステムがあれば、ボタンひとつ押すだけで電話をかけられ、コール数を増やすことも可能。通話内容の録音ももちろんでき、稼働状況などを分析して自動的にレポートを抽出までできるのだそうです。そのデータによってさらに業務効率化が望めるというわけです。通話料金が削減できるサービスと共に使用すれば、業務改善をして効率アップもでき、一石二鳥の組み合わせになりそうですね。

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業務の効率化がミソ

ただ単純に通話料金のコストを減らせるだけではなく、業務そのものを改善できるサービスも併用できる会社が多いなという印象がありました。通話料金をできるだけ安く済ませるのも大事ですが、コールセンターでは業務効率化のためにオペレーターの業務の品質アップも重要視されているといえそうです。

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コスト削減業者を活用しよう

今回ご紹介した会社には、ビジネス利用向け、またはコールセンター向け大口契約向けの割引サービスを実施しているところもありました。このようなサービスを利用すれば、さらに通話料金をお得にできるでしょう。
コールセンターでは必ずかかる費用である通話料金をできるだけカットして、さらに業務効率化を図れるサービスを利用してみると思いのほか削減効果を実感できるかもしれませんね。

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会社名 ワイズヴォイス株式会社 株式会社ドリームソリューション 株式会社アジャストワン(オフィスライン) 株式会社コスト削減グループ(ネオ・ビジネスライン) 株式会社アライブネット(アライブライン)
1秒あたりの電話料金 0.06円 0.0495円 不明 1秒課金プラン
なし
0.06円
コスト削減率 最大90% 最大90% 最大90%
※HPに、90%削減ができた実績の記載は無し
不明 20~65%
おすすめポイント 通話時間に応じて「1秒電話」と「3分でんわ」が選べ、他、コスト削減サービスも豊富 コールセンター業務の効率化が図れるサービスが豊富 HP上で月額料金やコスト削減率を簡単にシミュレーションできる 設置が簡単で、初期費用も安く、解約料もかからないため、気軽に始められる 電話番号ごとに、秒課金プランと1分課金プランを使い分けられる
問い合わせ 045-482-4093
10:00~16:00
(土日祝除く)
03-5822-0812
10:00~19:00
(土日祝除く)
0120-874-839
9:00~17:30
(土日祝除く)
0120-275-888
9:00~18:00
(土日祝除く)
03-5468-6510
9:30~18:00
(土日祝除く)
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